文書化のポイント

内部統制の整備作業の多くは、「文書化」に充てられることになります。

内部統制に関わる文書は、「業務を制度化、標準化する」という社内における目的だけでなく、内部統制監査という第三者への証拠資料にもなるのですので、内部統制監査に耐えうるレベルで作成する必要があります。

日本における内部統制監査の「実施基準」は、まだ明らかになっていませんが、米国における内部統制監査の実施基準であるPCAOB(公開会社監視委員会)の監査基準第2号パラグラフ42には、文書化への要請事項が挙げられていますので、それらの要請事項に沿うと次の3つの文書が必要となります。

(1)業務記述書
個々の業務における作業内容や手順を記述した文書で、管理方針や職務分掌なども含まれます。

(2)業務フローチャート
業務の流れをフローチャート形式で記述した文書です。

(3)リスク・コントロール・マトリックス(RCM)
業務プロセスのどこにリスクがあり、それをどのようにコントロール(統制)しているのかを記述した文書です。

これらを内部統制における文書化の3点セットと呼ばれることもあります。